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Diffuser ses résultats de veille

La diffusion des résultats d’une veille est, contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, l’un des exercices les plus complexes du processus de veille. Il existe effectivement de nombreuses manières de diffuser l’information et le choix parmi ces manières dépendra des compétences du veilleur (un consultant et un analyste se chargeront d’analyser l’information pour en tirer des recommandations stratégiques, un documentaliste la collectera et éventuellement la triera), mais également des exigences de son/ses client(s) interne(s)/externe(s).

Si ces derniers n’ont aucune connaissance sur les manières de diffuser l’information récoltée, il est important de pouvoir leur présenter un éventail des solutions potentielles:

Méthodes de diffusion d'une veilleMÉTHODES DE DIFFUSION DES RÉSULTATS D’UNE VEILLE

Via ce schéma, j’ai essayé de synthétiser les différentes méthodes de diffusion des résultats d’une veille. Je ne prétends bien évidemment pas être exhaustif donc si vous avez des suggestions ou différentes méthodes à proposer n’hésitez pas à me contacter.

Dans ce schéma, deux méthodes principales sont présentées:

  • La diffusion sans traitement de l’information (hormis l’éventuel tri), méthode plus adaptée pour la fonction de veilleur-documentaliste mais aussi pour celle de consultant (si jamais le client souhaite que vous mettiez en place une cellule de veille automatisée).
  • la diffusion de l’information analysée et transformée en livrables, méthode privilégiée pour les fonctions d’analyste et de consultant (au cas où ce dernier se charge de réaliser une veille pour l’un de ses clients).

Pour la première méthode, suivant les différents scénarii proposés ici (en bleu puis en orange dans le schéma), différents outils du Web peuvent être mobilisés. Pour la seconde méthode de diffusion c’est plus la méthode de présentation qui primera.

PREMIER CAS: DIFFUSER SES RÉSULTATS SANS TRAITEMENT DE L’INFORMATION

Beaucoup d’outils permettent aujourd’hui d’agréger ses résultats de veille et de les diffuser. Deux questions doivent cependant se poser avant d’envisager la diffusion des résultats non transformés d’une veille:

    • La première, " mon client interne/externe préfère-t-il que je fasse un peu de tri dans les résultats récoltés automatiquement (méthode "push")  ou préfère -t-il avoir les résultats en l’état"? Notez que cette question dépend principalement de la complexité du paramétrage de votre veille. En un sens, c’est donc plutôt à vous,  de conseiller votre client sur ce choix.
    • La seconde, "quel est le format de diffusion préféré de mon manager/client"?

Nous supposerons ici, par convenance, que la méthode de collecte des données choisie est la méthode dite "push", que le travail de configuration de la plateforme de veille a été réalisé et que cette dernière repose sur l’agrégation de flux RSS.

  • Première solution: votre tâche est de configurer un système de veille, votre client souhaite recevoir l’ensemble des informations collectées au format Web

Une telle méthode suppose que la configuration de votre plateforme de veille soit quasi parfaite (90-95% de l’information remontée est pertinente). Votre client doit pouvoir accéder rapidement à l’information récoltée automatiquement.

Pour ce faire plusieurs solutions s’offrent à vous:

    • configurer de manière optimale un agrégateur de flux RSS (onglets précis pour les agrégateurs proposant une interface type "dashboard" et arborescence de dossiers/sous-dossiers simple et complète pour les agrégateurs proposant cette interface) puis laisser le client se dépatouiller avec. Il est également possible (et conseillé) d’utiliser plusieurs outils si le périmètre de veille est large et couvre des thématiques diverses, et si les priorités d’accès à l’information, suivant les thématiques, sont différentes (par exemple si votre client souhaite être informé en temps réel de l’apparition de nouvelles informations en lien avec une thématique jugée prioritaire). Vous pouvez, par exemple, utiliser, IFTTT, outil que nous avions rapidement présenté ici.

IFTTT

Imaginez que votre client souhaite mettre en place une veille sur 4 thématiques différentes. Le client souhaite que l’information en provenance de différentes sources portant sur trois de ces thématiques soit agrégée dans un seul et même agrégateur qu’il consultera de manière quotidienne. En revanche, pour la quatrième thématique, il souhaite être informé en temps réel de l’apparition de nouvelles informations en lien avec cette dernière. Pour répondre à cette seconde exigence, vous pouvez, par exemple,  mettre en place un "google reader" et lié ce dernier à IFTTT. Via la combinaison que vous jugerez la plus adéquate (si apparition d’un nouveau flux, envoi d’un mail ou d’un SMS par exemple), votre client sera informé en temps réel de l’apparition de nouvelles informations en lien avec sa thématique jugée prioritaire.

    • Autres solution, utiliser les outils de curation automatiques comme thetweetedtime, Paper.li ou Posterous (récemment acquit par Twitter). Les deux premiers permettent de synthétiser sous forme d’un webzine quotidien les tweets en provenance de comptes twitter que vous avez sélectionné (Merci les API). Le second permet de générer un blog privé rassemblant l’ensemble des flux RSS agrégés par votre Google Reader (Sur l’interface du compte, sélectionnez "paramètres" puis l’onglet "envoyer à").
    • Si jamais vous avez sélectionné Google reader comme agrégateur de flux RSS mais que votre client n’aime pas l’interface, vous pouvez envoyer tout ou partie des résultats agrégés par ce dernier vers d’autres services comme Delicious, Digg, reddit

google reader

Cette méthode est principalement celle du consultant, celui intervient pour configurer un dispositif de veille en fonction des exigences de son client et termine sa mission une fois que le système en question a été configuré.

  • Seconde solution, votre client interne/externe, préfère que l’information soit triée et qu’elle soit diffusée au format Web :
    • Créer une arborescence de dossiers/sous dossiers dans le gestionnaire de favoris de votre navigateur pour gérer ses favoris et les diffuser en état. Solution un peu "vieille école" qui devient compliquée si vous avez de multiples sources d’informations à trier chaque jour, ou si votre veille porte sur un périmètre très large (la navigation dans votre arborescence risque de vite devenir compliquée ce qui peut décourager votre client).
    • Utiliser les outils de bookmarking appelés aussi "Web-Diggers" comme Delicious, Diigo, qui consiste à classer ses favoris non pas dans une arborescence de dossiers/sous-dossiers, mais par taxonomie. Cette solution est nettement plus efficace que la précédent puisque un nuage de tags apparaît sur la page d’accueil de votre compte, et, via un simple clic, vous pouvez retrouver l’ensemble des sources d’informations en lien avec un mot clé. Cependant, cette solution accuse le même problème que la précédente. Si votre veille porte sur un périmètre très large, vous risquez vite de vous retrouver avec un très grand nombre de tags.
    • Utiliser les outils de curation, manuels et semi-automatiques (Scoop.it, Pearltrees, bagTheWeb…). Ces outils, très en vogue actuellement, combinent des fonctions de gestionnaires de favoris (sauvegarde des pages Web, et , pour certains, création d’une arborescence sous forme de cartographie visuelle et dynamique), de web diggers (attribution de mots clés) et d’outils d’annotations (pour ajouter quelques commentaires aux pages sauvegardées). Ces outils ont également un aspect "réseau social" puisque vos dashboards peuvent être consultés et suivis par d’autres utilisateurs du service. De fait, il est préférable de faire attention à ne pas laisser de "traces" qui permettraient aux autres utilisateurs de faire le lien entre un compte sur l’un des outils de curation et une entreprise, ou de verrouiller son profil (Scoop.it propose cette option). Bien évidemment  la problématique ne se pose pas si vous souhaitez diffuser les résultats de votre veille au grand public.

scoop it

pearltree-organisez-partagez-votre-contenu-520x386

Cette méthode de diffusion des résultats convient plus à la fonction "documentaliste".

  • Troisième solution: votre client souhaite que l’information soit diffusée au format PDF ou Word.

Votre client souhaite recevoir sous forme de newletter au format PDF tout ou partie des informations collectées (avec ou sans tri donc). Pour ce faire, vous pouvez utiliser les outils permettant de générer des PDF à partir de flux RSS. Pour une présentation de ces outils, je vous invite à vous rendre sur le site "cocktail Web".

DEUXIÈME CAS: DIFFUSER SON ANALYSE DE L’INFORMATION COLLECTÉE SOUS FORME DE LIVRABLES APPROPRIES;

Cette possibilité nécessite en amont la réalisation d ‘un travail d’analyse et de synthèse des données collectées, donc plus un travail d’analyste ou de consultant. Cette technique suppose aussi que le donneur d’ordres n’aura pas accès à la plateforme de veille, seul l’analyse de l’information récoltée l’intéressera (et non cette dernière comme dans le cas précédent).

Généralement, les donneurs d’ordres sur des missions de veille et d’analyse ont une idée précise de la forme du livrable qu’ils attendent. Rappelez vous cependant, que la raison d’être de la veille est de guider la prise de décisions stratégiques des managers en leur fournissant l’information adéquate pour prendre ces décisions. Il est donc nécessaire d’être précis et concis dans ses analyses et d’éviter l’extrapolation trop hasardeuse qui ne sera que peu valorisée (Une présentation des faits et de l’analyse de leur impact potentiel en se référant à des exemples passés ou à des règles de calculs appropriées est généralement nettement plus appréciée que des extrapolations hasardeuses sur les impacts envisageables de ces mêmes faits).

rappelez vous également que, si on en croit Mintzberg, un manager doit effectuer chaque jour une succession de tâches différentes et ne consacre donc en moyenne que 10 minutes pour chacune de ces tâches. Votre livrable (quelque soit sa forme) doit s’adapter à cette contrainte de temps. Évitez donc les analyses ultra-poussées, les documents Word ou PDF de cinquante pages et plus, bref soyez synthétiques.

Plusieurs formats de diffusion de l’information analysée et transformée peuvent être envisagé:

  • Le document de synthèse

Une fois votre analyse réalisée (quelque soit la méthode choisie), il vous faut synthétiser vos résultats dans ce qui constituera votre livrable. Un document synthétique (3-4 pages maximum) comme une lettre de veille présentant les informations récoltées et une analyse documentée sur leur impact peut être réalisé.

Les infographies sont également de bons moyens pour synthétiser l’information, surtout depuis que sites Internet proposant des modèles "préconçus" et modifiables sont apparus (rendez vous ici pour une présentation de certains de ces sites).

Si vous travaillez sur une étude pour identifier un réseau d’acteurs, pourquoi ne pas opter pour la cartographie dynamique mise à jour fréquemment et accompagné de quelques explications.

  • La présentation

Si le veilleur à la charge de présenter ses travaux devant ses clients ou managers  un power point visuel (et non pas des slides remplies de texte) peut être envisagé. Cependant, vous pouvez également faire jouer votre côté créatif en utilisant des outils de présentation plus visuels comme le fameux prezi qui permet de réaliser des présentations avec de nombreuses animations flash.

prezi-logo1

POUR CONCLURE

La méthode de diffusion privilégiée va essentiellement dépendre de trois facteurs:

  • Les exigences du/des client(s)
  • Les compétences du veilleur (son métier)
  • La complexité du paramétrage de la veille (il est évident qu’un système bien configuré et bien paramétré permet d’agréger de l’information pertinente et donc la diffusion directe du contenu agrégé). Notons également que cette variable dépend de la clarté du besoin exprimé par le/les client(s).

En reprenant le schéma proposé en intro de ce billet:

Méthodes de diffusion d'une veille revisitée

About these ads
  1. 21 janvier 2013 à 16 h 23 min | #1

    Un très bon article complet pour pratiquer la veille

  2. 19 mars 2013 à 21 h 13 min | #2

    Et sans Fil RSS… Quels sont les meilleurs avenues…?

  1. 17 janvier 2013 à 7 h 35 min | #1
  2. 17 janvier 2013 à 19 h 05 min | #2
  3. 18 janvier 2013 à 16 h 51 min | #3
  4. 18 janvier 2013 à 17 h 22 min | #4
  5. 22 janvier 2013 à 13 h 19 min | #5
  6. 19 février 2013 à 8 h 51 min | #6

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